رویۀ حفاظت، نگهداری و نحوۀ دسترسی به اطلاعات و مدارک مشتریان سبدگردانی

رویۀ حفاظت، نگهداری و نحوۀ دسترسی به اطلاعات و مدارک مشتریان سبدگردانی.docx

رویۀ حفاظت، نگهداری و نحوۀ دسترسی به اطلاعات و مدارک مشتریان سبدگردانی

مقدمه:

به منظور حفاظت از مدارک و اطلاعات مربوط به واحد سبدگردانی و تشریح نحوۀ دسترسی به اطلاعات و مدارک مشتریان واحد سبدگردانی شركت .......................... ، رعايت این رویه الزامی است.

1. بایگانی مدارک واحد سبدگردانی در محلی محفوظ، بدور از رطوبت و حرارت می‌باشد و دسترسی مستقیم به آنها فقط در اختیار بایگان مربوطه است. درصورتی‌که بایگان به طور موقت در محل کار خود حضور نداشته باشد، شخص مسئول دیگری به تأیید مدیرعامل برای این منظور تعیین می‌شود تا در مدت یاد شده به وظایف بایگان عمل نماید.
2. بايگان موظف است برای هر مدیر سبد بخش جداگانه‌ای در بایگانی اختصاص ‌دهد و برای مشتریان هر مدیر سبد، پرونده‌ای جداگانه تهیه ‌‌نماید.
3. در بایگانی واحد سبدگردانی دو نوع پرونده بایگانی می‌گردد: 1- پروندۀ هر مشتری سبد 2- پروندۀ هر مدیر سبد. ‌

پروندۀ مشتری: پروندۀ سبدگردانی مشتری دارای بخش‌های زیر است و مدارک موجود در پرونده باتوجه به نوع مدرک در یکی از این‌ بخش‌ها بایگانی می‌گردد. هر بخش دارای فهرست مدارکی است که شامل شمارۀ مدرک، نوع مدرک، تاریخ تحویل و نام تحویل دهنده می‌باشد. بخش‌های موجود در پروندۀ مشتری سبد و مدارک موجود در هر بخش پرونده به شرح ذیل است:

بخش الف) شامل قرارداد سبدگرداني منعقد شده،‌ قبولي سمت امين درخصوص قرارداد سبدگرداني مشتري و متمم قرارداد سبدگرداني(درصورت وجود)؛

بخش ب- شامل فرم کسب اطلاعات مشتری و پرسشنامه ارزیابی توان مشتری در تحمل ریسک‌، فرم تحلیل اطلاعات مشتری و هرگونه مدرکی مبنی بر تغییر هر کدام از مدارک این بخش؛

بخش ج) شامل مکاتبات صادره؛

بخش د) شامل مکاتبات وارده؛

بخش و) شامل سایر مدارک و گزارش‌‌ها.

پروندۀ مدیر سبد: پروندۀ مدیر سبد شامل بخش‌های زیر می‌باشد و هر مدرک با توجه به نوع مدرک در بخش‌های زیر بایگانی می‌گردد. هر بخش دارای فهرست مدارکی است که شامل شمارۀ مدرک، نوع مدرک، تاریخ تحویل و نام تحویل دهنده می‌باشد.

بخش الف) مدارک راجع به دعاوی حقوقی له یا علیه سبدگردان؛

بخش ب) گزارش ذینفعان اوراق‌بهادار(موضوع تبصرۀ2 مادۀ 27)؛

بخش ج) یک نسخه از سفارش‌های هر مدیر سبدگردانی؛

بخش د) سایر مدارک و گزارش‌هایی که توسط سازمان تعیین و ابلاغ می‌گردد.

1. نحوۀ شماره‌گذاری مدارک به این صورت است که بایگان در هنگام دریافت مدارک، از مهری جهت ثبت دریافت مدارک استفاده می‌کند. در مهر مزبور که بر کلیۀ مدارک دریافت شده در بایگانی درج می‌شود وجود اطلاعاتی شامل "شمارۀ مدرک"، "تاریخ دریافت" و "نام تحویل دهنده مدرک" ضروری است. شمارۀ مدرک متشکل از سه قسمت به شرح زیر می‌باشد:

ü      قسمت اول: درخصوص مدارک مربوط به پروندۀ مشتری، این شمارۀ مربوط به قرارداد هر مشتری می‌باشد و در خصوص مدارک مربوط به پروندۀ مدیر سبد، شمارۀ مدیر سبد می‌باشد؛

• قسمت دوم: شامل حروف بخش مربوط به مدرک می‌باشد(موضوع مادۀ 3)؛
• قسمت سوم: شمارۀ سریال مدرک می‌باشد که به ترتیب ورود مدارک به هر بخش تعلق می‌گیرد. به عنوان مثال شماره مدرک 2-ج-17 در پروندۀ مشتری، مربوط به دومین مدرک بایگانی شده در بخش مکاتبات صادرۀ پروندۀ مشتری سبد شمارۀ 17 شرکت می‌باشد. یا شمارۀ 3-الف-1 در پروندۀ مدیر سبد، مربوط به سومین مدرک بایگانی شده در بخش دعاوی حقوقی له یا علیه سبدگردان شمارۀ 1 می‌باشد.
• ورود و خروج مدارک از بایگانی، در دفتری با عنوان "دفتر ورود و خروج اسناد و مدارک" ثبت می‌شود وجود عناوین " شمارۀ مدرک"، "تاریخ خروج"، نام تحویل گیرنده" و "تاریخ برگشت" ضروری است و دسترسی به مدارک موجود در پروندۀ مشتری، صرفاً برای افراد مجاز طبق جدول مادۀ 6 ممکن می‌باشد.

تبصره: بایگان فهرست مدارکی را که طی سه روز کاری پس از خروج از بایگانی، ارجاع نگردد، تهیه و باذکر پیگیری‌های صورت گرفته، نتیجۀ حاصله را به مدیرعامل گزارش می‌دهد.

1. سطح دسترسی کارکنان واحد سبدگردانی و سایر افراد مجاز در واحد سبدگردانی مطابق با جدول زیر است همچنین کارکنان سبدگردانی اطلاعات و مدارک در اختیار خود را محرمانه تلقی نموده و به استثنای اشخاص مندرج در جدول زیر، در اختیار سایرین قرار نمی‌دهند مگر به موجب قانون و رأی مقامات ذی‌صلاح.

1. کلیه مسئولیت‌های ناشی از نقض این ماده بر عهده کارکنان مربوطه می‌باشد لکن این موضوع ناقض مسئولیت شرکت درخصوص افشاء یا ارائه اطلاعات مشتریان در غیر موارد مقرر، نمی‌باشد.
2. در شرایط خاص و در صورت نیاز به ارائۀ مدارک به اشخاص دیگر، پس از تأیید مدیرسبد مربوطه در اختیار شخص متقاضی قرار می‌گیرد. در این موارد، بایگان با دقت ویژه‌ای تأییدیۀ مدیر سبد را بررسی می‌کند. 
3. سطوح دسترسی در نرم‌افزار کارگزاری و نرم‌افزار سبدگردانی باید بگونه‌ای تعریف شود که سطح دسترسی هر شخص، مطابق جدول سطح دسترسی فیزیکی مندرج در مادۀ 6 این رویه باشد. سطح دسترسی نرم‌افزاری افراد توسط مدیرعامل تعریف و با تأیید امین ایجاد می‌گردد.
4. کپی برداری از مدارک موضوع ماده 3 فقط با اجازه شخص مدیرسبد امکان دارد و در صورت نیاز به کپی‌برداری از این مدارک، اخذ تأییدیۀ مدیر سبد ضروری است. کپي مدارك مربوط به بخش سبدگرداني، پس از استفاده، جهت جلوگيري از دسترسي سایر افراد، بلافاصله امحاء مي گردد. 
5. به منظور حفاظت و تعیین نحوۀ دسترسي به اطلاعات و مدارك و جلوگيري از دسترسي افراد غير مرتبط به اطلاعات مشتريان در واحد سبدگرداني، شرکت با برگزاری جلسات توجیهی برای کلیه پرسنل، این رویه را به کلیۀ پرسنل آموزش می­دهد.

تبصره: در صورت‌استخدام پرسنل جدید، در بدو استخدام این رویه به پرسنل جدید آموزش داده می‌شود، همچنین درصورت تغییر این رویه، شرکت با برگزاری جلسات آموزشی آخرین تغییرات را به کلیۀ پرسنل آموزش می‌دهد.